Scaricare i file PDF dal portale RENTRI o salvarli semplicemente in una cartella del computer non equivale a conservarli a norma di legge. Utilizzare la piattaforma ministeriale serve unicamente per la trasmissione e l’interscambio dei dati: la responsabilità della conservazione legale sostitutiva ricade interamente sull’impresa.
Cos’è la Conservazione Digitale?
È un processo informatico regolato dalle linee guida AgID e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Serve a garantire che i dati del Registro Cronologico e dei formulari digitali (.xfir) rimangano immodificabili, autentici e legalmente validi nel tempo. Senza questo processo — che richiede l’applicazione di marca temporale e firma digitale qualificata — i file estratti dal portale non hanno alcun valore probatorio in sede di ispezione da parte degli organi di controllo.
Quando va fatta?
Frequenza di versamento: L’invio dei dati in conservazione deve avvenire almeno una volta all’anno (è raccomandato effettuare versamenti periodici durante l’anno per prevenire perdite accidentali).
Durata obbligatoria: Registri di carico/scarico e formulari digitali devono essere conservati e resi consultabili per almeno 3 anni dall’ultima registrazione.
Come va fatta?
L’operazione non avviene in automatico sul portale RENTRI, ma richiede tre passaggi fondamentali:
- Estrazione dei file: Scaricare dal RENTRI o dal proprio gestionale i file informatici originali in formato
.XML(per i registri) o.xfir(per i formulari). - Generazione del Pacchetto di Versamento: Arricchire i file estratti con i metadati obbligatori previsti dalla normativa AgID.
- Invio al Conservatore Accreditato: Trasferire i dati a una piattaforma di conservazione certificata AgID per apporre firma digitale, marca temporale e ottenere il relativo rapporto di versamento.
Il supporto di New Life Green Solution
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- Audit di conformità: Verifica dei flussi RENTRI e allineamento agli standard AgID.
- Gestione della conservazione: Estrazione file (.XML e .xfir), firma digitale e versamento accreditato.
- Esternalizzazione (BPO): Gestione completa del servizio, dalla tenuta dei registri alla conservazione legale.
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